Πληροφορική και Καταστήματα Λιανικής Πώλησης

Άρθρο της Κατερίνας Περρωτή, Software Engineer της Intellisoft που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Venetico τον Μάρτιο - Απρίλιο του 2009.

Με αφορμή την επιδότηση αγοράς προγραμμάτων λογισμικού, όλο και περισσότεροι ιδιοκτήτες καταστημάτων λιανικού εμπορίου εξετάζουν τα πλεονεκτήματα που μπορεί να έχουν αν ενσωματώσουν κάποιο πρόγραμμα στην επιχείρησή τους. Το λιανικό εμπόριο μπορεί να επωφεληθεί σημαντικά από μια μικρού κόστους επένδυση σε λογισμικό· Στο εξωτερικό, άλλωστε, οι περισσότερες επιχειρήσεις – μεταξύ αυτών και τα καταστήματα λιανικής – έχουν προχωρήσει σε πλήρη μηχανογράφηση και πλέον το ενδιαφέρον έχει μετατοπιστεί στη δημιουργία ηλεκτρονικών καταστημάτων και επέκταση των δραστηριοτήτων στο ηλεκτρονικό εμπόριο.

Η χρήση προγραμμάτων λογισμικού μπορεί να προσφέρει πολλά σε μια επιχείρηση, όπως μείωση του λειτουργικού κόστους, καλύτερη οργάνωση, επίσπευση των διαδικασιών και αποφυγή των ανθρώπινων λαθών. Ο επιχειρηματίας μπορεί να έχει άμεση πληροφόρηση και έλεγχο για τις καθημερινές εξελίξεις, ακόμα και χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική του παρουσία.

Ένα πλεονέκτημα της χρήσης προγραμμάτων λογισμικού σε κατάστημα λιανικής είναι η γρήγορη και άρτια καταγραφή και οργάνωση της αποθήκης. Έχοντας καταγεγραμμένα τα είδη της αποθήκης και τα αποθέματά τους, μπορούμε να έχουμε ανά πάσα στιγμή και χωρίς καθόλου κόπο απογραφή και αποτίμηση της αποθήκης μας. Μπορούμε να γνωρίζουμε την αξία της αποθήκης μας, ποια είδη έχουμε σε stock και για πόσο καιρό. Εξάλλου, ακόμα και η διαδικασία της φυσικής απογραφής επιταχύνεται, μιας και τα προγράμματα λογισμικού χρησιμοποιούν τεχνολογίες όπως τα BarCodes και το RFID που μας επιτρέπουν να αναγνωρίσουμε και να καταγράψουμε το απόθεμα ενός είδους με μεγάλη ταχύτητα και αξιοπιστία, αποφεύγοντας τα ανθρώπινα λάθη. Επιπλέον, μέσα από προγράμματα λογισμικού δίνεται η δυνατότητα να εκτύπωσης ετικετών για τα είδη, αλλά και δημιουργίας τιμοκαταλόγων και καταλόγων δειγματισμού με φωτογραφίες, όσο συχνά θέλουμε, χωρίς κόπο. Έτσι, η επιχείρηση αποκτά μια καλύτερη, πιο επαγγελματική εικόνα σε πελάτες και συνεργάτες.

Για τα καταστήματα, η σχέση με τους πελάτες είναι πολύ σημαντική και πρέπει να ενισχύεται με κάθε τρόπο. Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα λογισμικού κάθε επιχείρηση μπορεί να αποκτήσει «πελατοκεντρική» προσέγγιση, δηλαδή να επενδύσει στη σχέση με τους πελάτες της. Καταγράφοντας λίγα στοιχεία, όπως ονοματεπώνυμο, διεύθυνση και τηλέφωνο, μπορούμε αυτόματα να εκτυπώνουμε επιστολές ή και ετικέτες με τις διευθύνσεις για κάρτες τα Χριστούγεννα και το Πάσχα. Ακόμα, μπορούμε να διατηρούμε εορτολόγιο και να επικοινωνούμε με τους πελάτες τις ημέρες των ονομαστικών τους εορτών. Επιπλέον, οι προκαταβολές και τα υπόλοιπα των πελατών είναι αποθηκευμένα σε ένα αξιόπιστο σύστημα όπου τα στοιχεία δεν χάνονται και δεν μπερδεύονται.

Το πιο σημαντικό ίσως πλεονέκτημα της μηχανογράφησης ενός καταστήματος είναι η παρακολούθηση των πωλήσεων και τα συμπεράσματα που μπορούν να βγουν από τη στατιστική επεξεργασία τους. Οι αποφάσεις για τις καθημερινές κινήσεις αλλά και τις μελλοντικές επενδύσεις δεν χρειάζεται πλέον να γίνονται με βάση εκτιμήσεις αλλά με πραγματικά στοιχεία που προσφέρουν μια πλήρη εικόνα της επιχείρησης. Καταγράφοντας τις πωλήσεις μας μπορούμε να πάρουμε στατιστικά στοιχεία όπως ποια είδη (ή ποίες κατηγορίες ειδών) «πουλάνε» περισσότερο, ποιοι πελάτες κάνουν τις καλύτερες αγορές, ποιών προμηθευτών τα είδη κινούνται περισσότερο, αλλά και ποιο είναι το περιθώριο κέρδους. Έτσι, μπορούμε να αποφασίσουμε ποια είδη θα πρέπει να προωθήσουμε καλύτερα, για ποια θα πρέπει να αναζητήσουμε καινούργια σχέδια, και με ποίους προμηθευτές μπορούμε να διαπραγματευτούμε καλύτερες τιμές. Οι στατιστικές εκτυπώσεις που μπορούν να προκύψουν είναι πάρα πολλές και μπορεί να περιλαμβάνουν γραφήματα, αλλά και πωλήσεις ανά μήνα και έτος, πωλήσεις ανά εύρος τιμών, ημερολόγιο πωλήσεων κ.α.

Εκτός αυτού, μπορούμε να παρακολουθούμε τις επιδόσεις των πωλητών, παρέχοντας έτσι ένα σύστημα απόδοσης προμηθειών αλλά και ελέγχου. Επίσης, μπορούμε να παρακολουθούμε τις δόσεις των πιστωτικών καρτών αλλά και τις εισπράξεις κάθε ημέρας. Μπορούμε να καταγράφουμε όλα τα έσοδα και έξοδα της επιχείρησης (όπως πάγια έξοδα, λογαριασμοί κλπ.), τα υπόλοιπα σε προμηθευτές και τα πληρωτέα αξιόγραφα. Ακόμα, τα σύγχρονα προγράμματα λογισμικού παρέχουν τη δυνατότητα σύνδεσης με εξωτερικά συστήματα και προβολής της επιχείρησης μέσω Internet. Εξάλλου, με τη χρήση του Διαδικτύου μπορούμε να συνδέσουμε και πολλά υποκαταστήματα on-line και να γίνεται ο έλεγχος και η διαχείρισή τους απομακρυσμένα. Τέλος, στο χώρο του κοσμήματος, θα πρέπει να τονίσουμε την ανάγκη για συχνή, εύκολη, γρήγορη και αξιόπιστη επανακοστολόγηση, ανάλογα με τις διακυμάνσεις της τιμής του χρυσού. Επίσης, για τη διαχείριση των επισκευών χρειάζεται να καταγράφουμε ποιος πελάτης έχει δώσει ποίο είδος, σε ποια φάση βρίσκεται η επισκευή, πότε θα είναι έτοιμο από τον προμηθευτή / τεχνίτη, πότε θα μπορέσει να το πάρει ο πελάτης αλλά και αν έχει ειδοποιηθεί ο πελάτης για να το παραλάβει. Έτσι, η σωστή καταγραφή των επισκευών είναι σημαντική για την οργάνωση ενός καταστήματος και επηρεάζει άμεσα την ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχουμε.

Συνεπώς, με μια μικρή επένδυση σε αγορά εξοπλισμού και λογισμικού μπορούμε να αναβαθμίσουμε την επιχείρησή μας. Ένα πρόγραμμα θα προσφέρει οργάνωση, αξιοπιστία, έλεγχο και βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών. Θα είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τη λήψη αποφάσεων που θα μας προσφέρει μακροχρόνια οφέλη.